ビジネスチャットでスタンプはNG？知って損なし、仕事でのSNSの使い方

オンラインツールマナー

ビジネスでもSNSやチャットなどを活用する時代。新たなツールだからこそ、自分たちでマナーをつくっている自覚を持って。

教えてくれたのは、ライフスタイリスト・北條久美子さん

東京外国語大学卒業。研修講師を経て、2007年からエイベックスグループホールディングス人事部にて人材育成に携わる。2010年に独立し、一般企業や大学でビジネスマナー研修、キャリアセミナーを行うなど多方面で活躍中
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Q.ビジネスチャットは業務時間外でも対応すべき？

A.社内は会社のルールなどに従い、社外は臨機応変に

「基本的には、一般的な就業時間内の9時から19時頃までの対応が理想です。ただし、緊急度が高そうな場合は、臨機応変に対応することも必要。プライベートと仕事を分けることは大事だけど、ときには一瞬だけ仕事モードになって対応するほうが気持ち的に楽かも」（北條さん、以下同）

Q.SNSやチャットで、社外の人や上司にスタンプを使用してもいい？

A.スタンプのみの返事はNG。スタンプは上司に合わせて控えめに

「上司や先輩からのアドバイスに対して、スタンプのみで返事をするのは望ましくありません。上司が毎回スタンプつきで送ってくる場合は『かしこまりました』などの返事とともに控えめにスタンプを送るのはあり。何度かやり取りをしてから取り入れるといいかも」

Q.SNSやチャットは便利だから積極的に使いたい。仕事で使用しないほうがいいシーンは？

A.ちゃんと残したい情報が含まれる場合はメールが失敗知らず

「長文で伝えたいことがある、CCを入れて多くの人に伝えたい、資料を添付したい場合などはメールのほうがいい場合も。SNSやチャットには保存期間が設定されていることもあるので、確実に情報を残したい場合はメール、急ぎの時はSNSやチャットなど使い分けを」

Q.上司とのやり取りの終わりがわからない。スタンプで終わらせてもいい？

A.それ以上返答する必要性がない場合は「また明日よろしくお願いいたします」などと締めてOK

「自分の返事で終われたらいいですが、なかなか終わらせられない場合も。『ありがとうございます。明日もよろしくお願いいたします』という感謝の気持ちを丁寧に伝えたら、それ以降、上司からの『よろしく』というような返信には返さなくてもOK」

Q.仕事でのメールとチャット、使い分けのルールはある？

A.相手、プロジェクトでいちばん活用しているツールに合わせるべし

「相手の会社や部署、プロジェクトでいちばん活用されているツールに合わせるのが基本です。初めて仕事する相手には、『どのツールをお使いですか？』と聞いて、希望があればそのツールを使用しましょう。もしない場合はこちらから提案してみてもOKです」

Q.社内外の人に「LINE教えて」と言われた。断ってもいい？よい断り方は？

A.プライベートで使いたい、という人は上司の確認を取っておくと◎

「自分だけの判断ではなかなか断りづらい場合、上司に相談して使わなくていいと確認を取っておくと◎。『社内のルールでLINEはプライベート用になっていますので、メールやほかのツールでお願いできますか？』など、相手と気まずくならずに断ることができます」

Q.部署内でのチャットで、後輩でも絵文字を使っていい？

A.オーソドックスなものを使い、スタンプだけにしない

「全然使わないのもなんだか堅苦しく思われる可能性もあるので、先輩が使っているようなよく見るスタンプならOKです。これもスタンプのみで返信するのは失礼。必ず『ありがとうございます』など言葉で伝えてからスタンプを添え、ノリを乱さない程度に使ってみては」

Q.休暇中に社外の人からチャットやSNSで連絡がきたら対応すべき？

A.緊急を要するものには返信しておいたほうが自分も楽に。急ぎでなければ休暇明けに

「この場合も、基本的には休暇中には仕事の対応をする必要はありません。ですが、気になってしまうようなら、むしろ返信や対応をしたほうが、その後の休暇を有意義に過ごせるかもしれません。LINEでは既読をつけずに内容を確認する方法もあるので、SNSの機能をうまく活用して、返信すべきかの判断をするのがいいかも」