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【ビジネス新常識②】業務時間外の電話、返信のないメールへの対応は? 絵文字以上の効果があるメールの"一文"って?

今までと同じじゃ通用しないことも!? 電話&メールの新常識

【ビジネス新常識②】業務時間外の電話、返信のないメールへの対応は? 絵文字以上の効果があるメールの"一文"って? _1
画像提供:ピクスタ
社内外ともに、相手の状況が見えにくいリモートワークでは連絡するタイミングやツールのチョイスがますます重要に。大切なのは、相手を思いやる気持ち!

Q. どのくらいの頻度で報・連・相すべき?

A. 一日の終わりに日報で共有すれば、自分も上司もWin-Win

「業務の進捗状況と今後の予定、相談事項を日報にまとめて共有しましょう。相談は、現状と自分の考え、選択肢など、上司がジャッジしやすい状態に整えて。“報・連・相”の質を高めることは作業の効率化やスキルアップだけでなく、上司からの評価にもつながります」(ライフスタイリスト・北條久美子さん、以下同)

Q. メールが読まれているかわからず不安になります

A. クッション言葉or件名に【再送】をつけてやんわり促しましょう

相手のアクションを促すためのリマインドも大切な仕事のひとつ。相手が気持ちよく動けるように『お手数をおかけしますが』などのクッション言葉を活用したり、『メールが届いているか心配になりまして……』と確認の形にすると◎」。また、メールのタイトルに【再送】や【ご確認のお願い】といったフレーズをつけて用件を明確にし、相手の目に留まりやすくなる工夫をするのもポイント。

Q. 業務時間外の電話は控えるべき?

A. 緊急でなければメールやチャットで連絡を

一般的に社外への電話は19時まで。よほど緊急でないかぎり、ほかのツールを使って連絡を。「メールやチャット、LINEなど、相手がメインで使っているツールや、緊急時の連絡方法についてあらかじめ確認しておくと、万が一の時も慌てずにやりとりができます。自分の中でもどのツールをメインで使うかをルール化しておくと、連絡の管理が楽になります」

Q. 絵文字を使ったほうが伝わりますよね?

A. コミュニケーションのカギは挨拶の後の一文にあり!

「!」や「♪」などの絵文字がOKかどうかは相手との関係性次第なので、むやみに使うとリスクはやや高め。それよりもメールの文章に注力を。「一般的な挨拶文の後に自分の近況や、ペットなど共通の話題に関する一文を入れることでコミュニケーションの温度が上がり、絵文字以上の効果が得られます。メールを読む側の肩の力がふっと抜けて笑顔になるような文章力やユーモアのセンスを磨くと、仕事相手としての印象を高めることができます」
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挨拶の後の一文
相手が思わず笑顔になるような、暮らしのワンシーンを入れることでコミュニケーションが円滑に。

締めのフレーズ
締めのフレーズは、導入部分の内容とリンクさせると書きやすく、会った時の話題にもしやすい。

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