【リモートワークの心得2】メールで伝わることは“会って話す場合の4割以下”⁈ オンライン会議上手になるにはどうすれば? 臨床心理士がコツを教えます

教えてくれたのは 関屋裕希さん
臨床心理士。東京大学大学院医学系研究科客員研究員。専門分野は職場のメンタルヘルス。現在、新型コロナウイルスの拡大によりニーズの高まるストレスマネジメントプログラムの研究開発にも携わる。著書に『感情の問題地図』など
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オンラインでの会話で妄想ループに陥る前に、まず発信を!

相手の表情や声のトーンが分からないメールでのやり取りは、ついネガティブな妄想につながりやすいもの。臨床心理士の関屋裕希さんに、リモートワークのコミュニケーションを円滑に進めるポイントを教えてもらいました。
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オンラインミーティングの人数が多いほど、発言者を瞬時に確認したり、担当者の反応をチェックするなど、同時進行でのタスクが多く、キャパオーバーになりがち……。

リモートワークのコミュニケーションを円滑に進めるポイント

電話やオンライン通話、メールにチャットなど、さまざまなコミュニケーションツールがあるけれど、リモートワークで大切なのは「妄想しない」こと!
「とくにメールはテキストだけなので、コミュニケーションの65%を占める表情や声のトーンといった非言語情報が抜け落ちてしまいます。メールの行間を深読みしすぎて『自分はダメだと思われているのかも……』、『上司は怒っているのかもしれない』と妄想に走ってしまうのは悪循環。
分からないことで妄想しても不安や落ち込みがふくらむだけなので、『上司から返信がきた』、『A社の件はOKが出た』など、“事実”だけを客観的に捉えましょう」(関屋さん、以下同)

妄想にとらわれないために必要なのは、自分の状況や思いを「発信する」こと。そして、発信する際は相手が妄想しないように、非言語の部分を意識するのがポイント。
「たとえば、『効率が落ちている気がして不安です』、『A社の件は〇〇という認識でよいでしょうか』など、相談や確認という形で自分の感じていることを発信すると、相手からも具体的なフィードバックが得られるので不安が減り、安心して仕事に取り組めます。
あるいは、メール返信や電話のタイミングで『肩こり、つらくないですか?』、『お昼はどうしてますか』といった雑談をしてみたり、気軽に話せる同僚には絵文字などを使うのもいいですね」

もうひとつ、気をつけたいのがオンラインでのミーティング。
オフィスでスムーズにできていたことが自宅ではうまくいかず、ショックで落ち込んでしまう人も多いのだそう。
「モニターに映る相手の表情やリアクションに注意がいきやすい状態で、瞬時に考えをまとめて発言するのはかなり難しい作業。なかなかオフィスでのミーティングと同じようにはいきません。
案件ごとに自分の意見をまとめておく、想定される質問のシミュレーションをしておく、資料はいつでも見られる状態にしておくなど、いつも以上に余裕をもってミーティングができるよう、事前に準備しておくといいですね」


次回は、ワンルームでのリモートワークでも、オン&オフを上手に切り替えるためのTIPSをご紹介します!

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