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【ビジネスマナーQ&A②】オンライン会議でビデオのON・OFFの使い分けは? リアクションの大きさは? 気持ちが伝わるリモートワークのコツ!

教えてくれたのは……北條久美子さん

【ビジネスマナーQ&A②】オンライン会議でビデオのON・OFFの使い分けは? リアクションの大きさは? 気持ちが伝わるリモートワークのコツ!_1
ライフスタイリスト、「ブリリアンスプラス」顧問。著書に『仕事が楽しくなる 働き方のセブンマナー』(講談社)など

お悩み率No.1  オンライン会議のビジネスマナー

【ビジネスマナーQ&A②】オンライン会議でビデオのON・OFFの使い分けは? リアクションの大きさは? 気持ちが伝わるリモートワークのコツ!_2
画像提供:ピクスタ
誰もが手探りの状態だからこそ、スムーズさやアレンジ力が求められるオンライン会議。今日から実践したいマナーのポイントを集めました!

Q. ビデオのON・OFFはどう使い分ける?

A. 相手と言葉を交わす場ではONが基本

大人数向けの事務的な説明やセミナーなどの場合はビデオもマイクもOFFにするケースが多いけれど、基本はONにして参加を。「ビデオOFFでは電話と同じ。会議や雑談交じりのブレストはお互いの顔を見たほうが効果的ですし、気持ちのメリハリもつけられます」(北條さん、以下同)

Q. 相手のノイズが気になって集中できません……

A. まずは、気遣う言葉で伝えましょう

『音声が乱れているようですが通信環境は大丈夫ですか?』など、相手を気遣う形で伝えると角が立ちません。複数名の参加者のうち、ノイズの原因が特定できているなら本人にチャットで知らせてあげるのも手。ノイズもとがわからない場合は、ホストから参加者に確認してもらったり、発言時以外はミュートにするようアナウンスしてもらいましょう」

Q. リアクションの上手な伝え方を知りたい!

A. いつもの3〜5倍オーバーに!

「私がよく指導で伝えるのは、いつもの“3〜5倍”を心がけること。音を出さずに拍手をしたり、驚く時は口もとに手をあてるなど、リアクションを大きくすると反応が伝わりやすくなります。社内のカジュアルなミーティングなら、前のめりになるなど体を前後に動かすと効果的。発言する時はカメラを見ると、相手は目が合っているように感じて対面のような親しみやすい雰囲気づくりができます」

Q. ホストを任されたらどうすれば?

A. ルールづくりと段取りが腕の見せどころ!

オンライン会議のホスト役は段取り力を磨くチャンス! 入室時間や一斉退出のルールをつくって事前アナウンスをしたり、参加者リストや会議の流れなどをチャットにまとめておきましょう。参加者の一斉ミュート、画面共有・固定、リアクションなど、どんな機能があるのか使い方も含めて把握しておくと効率アップ。待機室をつくっておけば、会議前に軽く打ち合わせしておきたい人だけを先に招待してミーティングすることも可能です」

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