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ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ

《2020年版》専門家に学ぶ、知っておきたい最新ビジネスマナー特集

職場におけるビジネスマナーは、時代によって少しずつ変化していくもの。よかれと思ってしていたことが、実はNGな行動なのかも!? コミュニケーションの取り方やメールの書き方など、働く女性が知っておくべき最新のビジネスマナーを専門家に教えていただきました!

ビジネスマナーとして今必要なのは「AIに負けないスキル」!?

人工知能(AI)の目覚ましい発達で、“私たちの仕事がいずれ奪われるかも?” と不安を感じている方も多いのでは? でも、安心してください! 実は私たち、AIに“負けない”強い武器を持っていたんです!

教えてくれたのは、慶應義塾大学理工学部管理工学科教授・栗原 聡先生

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_1
栗原 聡先生
慶應義塾大学理工学部管理工学科教授。人工知能、ユビキタスコンピューティングなどの研究に従事。著書には、『AI兵器と未来社会 キラーロボットの正体』など多数。
ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_2
人工知能(AI)の得意分野は大きく分けてふたつ。『大量データの解析』と『平均的な判断・作業』です。

定型的な事務作業をいかに正しく行うか、たとえばデータを入力するといったことや、より感覚的に言えば人間が『単調でつまらないな、面倒だな』と思いがちなことを得意としています。

一方で、個性を出したり人の気持ちを汲み取ることが要求される仕事は苦手。そのため、共感力、感性、多様性、人間力、ネットワーク力などのスキルが、AIに取って代わられないための武器になるでしょう。そして、これらはまさにモア世代のみなさんこそ得意なことなのです!

また、看護や福祉、保育、接客など、人と人との間で成り立っている仕事は、今のところAIに奪われにくいと言えます。近年、メディアで『AIに人の仕事が奪われる』とあおられていますが、むしろ、AIと共生していけばいいんです。AIが得意とする作業は積極的にAIにやってもらえばいい。それによって、人間は個性を磨く時間、好きなことにチャレンジする時間をつくればいいと思えば、ワクワクしませんか?(栗原 聡先生、以下同)

AIに負けないために磨きたいスキルは、人間力も育む!

1 相手の気持ちに寄り添う共感力
「人間は社会性の生き物。みんなで社会を組み立てるからこそ、感情が生まれ、お互いの共感力が“人間らしさ”になります。職場などでの人間関係を面倒に感じる人もいるでしょう。しかし、人間関係を排除すればするほど、私たち人間のほうがAI化(無感情化)してしまう。そうすると、AIに負けてしまう可能性が高まります」

2 小さな変化に気づく感性
「たとえばコーヒーを注文した際、紙コップに『お疲れさま』というメッセージが書かれていたら、心が温かくなりますよね? その温かい感情の変化は、AIには生み出すことができません。相手を気遣って、寒い日は温かいお茶、暑い日は冷たいお茶を出したりするのも定型的な事務作業ではありません。感情を揺さぶる気配りが人間の強みです!」

3 柔軟に対応する多様性
「人は周りと同じ働き方や生き方ではなく、それぞれ“自分らしい選択”をすることができます。今、副業が当たり前の時代になっているようにやりたいことや興味もひとつじゃなくていいんです。AIが得意な定型的な仕事の代わりに、私たちは多様性を持つ働き方が求められていきます」

オフィスでの「正しいコミュニケーションマナー」とは?

人間にしかできない心あたたまるコミュニケーション。オフィスでのコミュニケーションマナー、それって正解? 専門家がジャッジ&コツを伝授。

教えてくれたのは、マナー専門家・西出ひろ子先生

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_3
西出ひろ子先生
参議院議員、政治経済ジャーナリストなどの秘書を経て、独立。単身渡英し、起業。経験をもとに、現在はマナー専門家として活躍している。最新刊に『気くばり美人のきほん』

オフィスマナーとは、相手の心を開かせるカギ

そもそもマナーというのは、“相手の立場に立つ”ということです。

どうしたら相手に喜んでもらえるのか、相手が気持ちよく対応できるのかを考えて行動することで、良好な関係、コミュニケーションが生まれます。相手も心を開いてくれるようになり、こちらの要望が受け入れられやすくなるのです。

それらを踏まえて“AIに負けない働き方”とは何かと考えると、相手を思いやり、円滑に仕事が進む環境をつくるということ=オフィスマナーを取り入れることにつながると思います。

マナーには、7つの基本があります。❶『表情』❷『態度』❸『挨拶』❹『身だしなみ』❺『言葉遣い』❻『返事』❼『名前を呼ぶ』です。

もちろん、職場でマナーを意識したからといって、お給料が増えるわけではないでしょう。ただ、そこに、その人の生き方、ひいては働き方が透けて見えるのです。

職場は社会の最小単位のひとつ。だからこそ、マナーはあなたの働き方に大きな影響を与えてくれるはずです。(西出ひろ子先生、以下同)

みんなが実践しているコミュニケーションマナー、それって正解?

みんなが実践しているマナーをアンケート調査。西出先生が、OKorNGのジャッジ&コツを伝授!
 

(◯)積極的に相手の名前を呼ぶ

「声をかける時は、“あのー”や“すみません”ではなく、なるべく名前を呼ぶようにしています」(26歳・人事)
<西出先生の回答>
「名前を呼ぶ=承認の気持ちの表れに」


「心理学的に、名前を呼ぶという行為は、相手に対して社会的報酬を与えることになると言われています。この場合の社会的報酬とは、『認知されている』、『認められている』というプラスの感情です。名前を呼ぶことで、誰でもいいわけではなく、私はあなたにお願いしたい、あなたと話したいという気持ちが伝わり、円滑なコミュニケーションにつながります」

(△)雑談で、相手の出身地や家族の話に触れる

「お子さんの名前を覚えたり、相手の出身地にゆかりのある話をします」(28歳・公務員)
<西出先生の回答>
「天気や趣味の話から段階的に。ペットの話は◎」

「相手から出身地や家族についての話が出たことがあれば、話題のひとつとして触れるのもいいでしょう。ただ、こちらからパーソナルな情報を積極的に聞くことは避けましょう。会話を広げたい時には『個人的なことで恐縮なんですが……』と前置きして、自分の話をしながら相手の話を引き出すのも手。また、ペットの話は楽しく続けやすいのでおすすめです」

(◯)飲み物やお菓子を差し入れる

「体調や気温に合わせて、お出しする飲み物の温度を調節します」(27歳・不動産事務)
<西出先生の回答>
「相手の好みや体調を聞いてからが確実」

「気候や相手の状況を気遣いながら、飲み物やお菓子を用意することは、とても素敵な思いやりです。たとえば冬場なら、屋外からの訪問者にまずは温かい飲み物を提供し、体が温まってきたら2杯目は冷たい飲み物に変える、夏場ならその逆を意識するなどの機転を利かせてみましょう。ただ、好みやその日の体調によって喜ばれるものは変わりますので、その都度相手に聞いて選んでいただくコミュニケーションも大事にしてください」

(△)誕生日を覚えて、お祝いを伝える

「職場の人の誕生日を覚えておき、お祝いのメッセージと簡単なプレゼントを渡します」(27歳・営業)
<西出先生の回答>
「お互いの負担にならないように注意して」

「素敵なことだと思いますが、推奨はしていません。なぜなら、あなた自身が『お祝いしなくちゃ』と義務感を感じたり、相手にも『お返ししなくちゃ』という負担を感じさせてしまえば、それはマナーとは言えないからです。決まりごとではなく、日常の中で自然に出てくるのが気遣いです。形ばかりを重視して、『礼儀』が『儀礼』にならないように注意しましょう」

(◯)相手の会社や個人のSNSをチェックする

「訪問前にSNSをチェックして、相手にとってのニュースを知っておきます」(25歳・SE)
<西出先生の回答>
「ポジティブなトピックに触れるきっかけに」

「一般公開設定であれば、SNSにアップする情報は人に知られてもよいと思って出す情報です。そのため、企業の公式SNSはもちろん、最近では名刺代わりに個人のSNSでつながる場面もありますし、投稿をチェックすることは問題ありません。むしろ、明るい話題の投稿を見かけたら、会話に持ち出してもOKです。ただし、プライベート限定でSNSを利用している場合も多いので、相手のSNSに対するスタンスをわきまえたうえで判断しましょう」

(◯)ヘアスタイルや持ち物をほめる

「女性の場合は特に、髪型やネイルを変えたらほめるようにしています」(29歳・航空関係)
<西出先生の回答>
「相手の変化をスルーしないことが大事」

「人は、見た目の変化に気づいてくれる=自分を気にしてくれていると認識します。特に女性は、シーンによってヘア&メイクやファッションを変えるなど気をつけている方が多いので、変化に気づいたらスルーしてしまうのではなく、小さなことでもほめ言葉を伝えたほうが相手もうれしいはずです。そのためにいつも、変化に気づける=感性を磨く努力をしてください」

【2020最新ビジネスマナー】「メールの書き方」編

心温まる言葉のやりとりができるのも人間の強み。お礼や謝罪など、気持ちを伝えるメールこそ個性が重要なんです! そこで、マナー専門家・西出先生添削のメールマナーをお届けします。

【2020最新ビジネスマナー】「お礼メール」のマナー

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_4
<お礼メールの書き方>
感想はなるべく具体的に!
・お礼はその日のうちに
・件名を「お礼」にする

正しい「お礼メール」の例文&解説

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_5
❶相手の名前はできるだけ行の冒頭に持ってくるようにしましょう。文章の流れで後半になってしまう場合は改行を。

❷いただきものの感想は具体的に、対応していただいたお礼の場合はその結果など、自分の言葉で伝えてください。最低限のメールマナーさえクリアしていれば、多少くだけた表現になってもかまいません(それも個性に!)。

❸お礼は重ねて伝えましょう。(西出先生、以下同)

【2020最新ビジネスマナー】「断りメール」のマナー

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_6
<断りメールの書き方>
断りでも感謝の気持ちを!
・断りフレーズを使う
・具体的な理由を入れる

正しい「断りメール」の例文&解説

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_7
❶断りを告げる場合も、まずはお誘いに対する感謝の気持ちが大切です。

❷ただ断るのではなく、断りフレーズで残念な気持ちを伝えるようにしましょう。

❸断ること=悪いことではありません。相手が納得できる理由をシンプルに伝えましょう。

❹メール全体がマイナスな印象にならないように、最後は前向きな気持ちを伝えて。

【2020最新ビジネスマナー】「謝罪メール」のマナー

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_8
<謝罪メールの書き方>
おわびと再発防止に取り組む誠意を!
・ミスの内容を具体的に
・対応を防止策を伝える

正しい「謝罪メール」の例文&解説

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_9
前提として迅速な連絡と、内容によっては電話や直接の謝罪が必要です。

❶不具合、不手際の内容は具体的に。

❷個人に対して迷惑をかけたのか、会社に対して迷惑をかけたのかを記し、謝罪の気持ちを伝えます。

❸今回のミスに対する対応策を示します。

❹可能な選択肢を提示し、相手の都合に合わせて対応を。「これが最善なはず!」と決めつけるのはNG。

❺今後の策についても触れられるとなおよし。

【2020最新ビジネスマナー】「無理なお願いメール」のマナー

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_10
<無理なお願いメールの書き方>
クッション言葉を使う!
・相談の形をとる
・理由はきちんと伝える

正しい「無理なお願いメール」の例文&解説

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_11
❶こちらの都合で連絡をしているため、事務的になりすぎないように。本題の前後に、必ず“クッション言葉”を。

❷まずは用件を簡潔に伝えましょう。

❸「無理なお願い」をすることに対して、謝罪の気持ちも忘れずに。

❹無理なお願いをしなければならない理由、相手に対応をお願いしたい理由を必ず伝えて。

【2020最新ビジネスマナー】「オフィスマナー」編

【2020最新ビジネスマナー】オフィスでの「プレゼントマナー」をチェック

職場の上司や取引先など、仕事で贈り物をする時に気をつけたいこと。それは、相手を思いやる気持ち。そんな贈り物のマナーをマナー専門家・西出先生に教えていただきました。

プレゼントのマナー1. 相手に負担をかけない価格のものを

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_12
お礼の気持ちをこめて贈り物をする時、重要なのは“受け取る相手に負担をかけないこと”。

職場の同僚や先輩、後輩への贈り物は、みなさんの“日頃のお礼の気持ち”です。

3000円、5000円もするようなプレゼントをもらってしまったら、『お返ししなきゃ』という気持ちになるはず。もらったままでも気にかからない価格のものがおすすめです。

目安としては、1000円以内であれば、お互い気軽にやりとりできるでしょう。(以下、西出先生)

プレゼントのマナー2. 選んだ時の気持ちをさりげなく伝えて渡す

贈り物の理由を仰々しく伝えるのは、相手には負担になることも。

たとえば同じチームの先輩に贈り物をするなら、『たまたまお店を通りかかったら可愛かったので、お揃いで買っちゃいました』など、あえて“たまたま”というニュアンスを伝えることがむしろ、『気を使わせてしまったな』と思わせないコツです。

先輩から後輩への場合、『旅行先で限定のお菓子があったからみんなで食べて』など、“おみやげ”として渡すのも素敵です。

プレゼントのマナー3. お礼などは実用性の高いものがおすすめ

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_13
同僚や先輩、後輩、取引先の人など、仕事の場で贈り物をする相手の好みまで把握するのは至難の業。

好みにかかわらずうれしいのは、やはり実用的なものではないでしょうか。いただいてすぐに使えたり、なくなったら買い替えるようなもの

たとえばハンカチなら、いただいてすぐに使えます。ハンカチは『手巾(てぎれ)』と書くため贈り物に向かないとされていますが、いくつあっても困らないものなので、私はおすすめします。

【2020最新ビジネスマナー】お手紙(一筆箋)の書き方をチェック

社内・社外向けのお手紙(一筆箋)の書き方や、書くべきおすすめシーンも紹介。さりげない一筆箋のマナーをレクチャーします。

お手紙(一筆箋)を書くときに大事なこと

★手書きで気持ちをこめる
★簡潔に具体的なエピソードを加える

お手紙(一筆箋)を書くのにおすすめのシーン

<社内>
・ 借りたものを返す時
・ おみやげなどを渡す時
・ 感謝を伝える時

<社外>
・資料などに目を通していただきたい時
・アポなし訪問でお目にかかれなかった時

お手紙(一筆箋)の例文&解説

【2020最新ビジネスマナー】「オフィスアイテム」編

デスク周りのキャッチーな文房具で、転職先でも会話のきっかけ、見つけよう!

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_15
新しい職場や配属先、知らない人ばかりで緊張しちゃう……そんな時デスクに置いておいたら癒される、もしかしたら「何それ!?」って話しかけてもらえるような、少しおちゃめで可愛い文房具たちをピックアップ!

【おすすめのオフィスアイテム】「ペンコ ストレージコンテナー ペンケース」

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_16
「ペンコ ストレージコンテナー ペンケース」(6.9×18.7×2.7・全9色)各¥500/ハイタイド(ペンコ)

いくら仕事ができてもデスクが汚いと好印象さも半減。よく使うペンから散らかりやすいクリップまで、デスクまわりの小物をまとめてINできてしかもおしゃれなケースで収納上手に♪

【おすすめのオフィスアイテム】「ペンコ メモブロック」

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_17
「ペンコ メモブロック」(7.4×7.4×4.8・全3種・300シート)各¥600/ハイタイド(ペンコ)

木製のすのこのようなパレットつき♡ メモ同士を重ねて置くだけで、デスクが一気におしゃれな印象に! 横から見えるデザインもシンプルながらしゃれていて、メモが楽しくなりそう。

【おすすめのオフィスアイテム】「ロータリーディスペンサー YANAGI DESIGN OFFICE」

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_18
「ロータリーディスペンサー YANAGI DESIGN OFFICE」(11.5×15.7×13.5)¥25000/コクヨ

『MoMA』のパーマネントコレクションにも選定され人気を博した柳宗理デザインのテープカッターが待望の復刻。360度回転する本体は共有スペースなどに置いても役に立ちそう。

【おすすめのオフィスアイテム】「サクサポシェ」

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_19
「サクサポシェ」(刃収納時11×1.8×1.2・全6色)¥650/コクヨ

なくしがちなキャップから解放、しかも片手でサッとスライドするだけで切り始められるという便利すぎる携帯はさみが登場! テープ類などを切ってもべたつかない特殊加工が施されているから、長く使えそう♪

【おすすめのオフィスアイテム】「ボールペン」

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_20
「ボールペン」(全5種)各¥650/パピエ ティグル

控えめなのに印象的な2色のカラーデザインのボールペン。デザインだけでなく書き心地のよさも抜群だから、スタメンペンとしてペンケースや引き出しにエントリーして。使う手もともなんだかこなれて見える特典つき。

【おすすめのオフィスアイテム】「メッシュポーチ」

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_21
「メッシュポーチ」(全3色)〈右〉A5サイズ¥1400・〈左〉A4サイズ¥2200/パピエ ティグル

メモや書類などをまとめておく際、こんな素敵なポーチを使ってみるのはいかが? 中身が適度に見える、でも雑多な印象がなくなるから、かばんやデスクが一気にスマートに。

【おすすめのオフィスアイテム】「気持ち印 付箋」

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_22
「気持ち印 付箋」(全8種)¥280/マルアイ

「ほんの気持ち」、「どうぞ」、「感謝」などのひと言メッセージがはんこ調にデザインされた粋な付箋。ライトに、でも印象的に気持ちを伝えられるから、書類やお菓子などにさっとつけ足すだけで、デキる人度がぐんとアップしそう♡

【おすすめのオフィスアイテム】「+d シープ」

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_23
「+d シープ」(全3色)¥500/アッシュコンセプト

PCやモバイル機器などのコードをすっきりさせてくれる優等生、なのにデスクにいてくれるとどこか癒される最強の助っ人、見つけました! 親羊と子羊の2個セットだから、コードやイヤホンなどと使い分けができるのもGOOD。

【おすすめのオフィスアイテム】窓ぽち袋

ビジネスマナー【2020年版】特集 - 働く女性が知っておきたい最新のオフィスマナーまとめ_24
(3枚入り)各¥280/マルアイ

ちょっとしたお礼や、立て替えてもらったお金を渡す際に、可愛いぽち袋に入れて渡すという人も。ひと言メッセージが添えられた「窓ぽち袋」は、お札が透けないようにツートンの添え紙が入っている!

上下を変えると窓の色が変わる、遊び心のあるひと品。

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