報告・依頼・謝罪のビジネスメールの書き方。わかりやすい例文とワンポイントアドバイスも！

好かれるメールマナー

正解がひとつではないからこそ、失敗しない方法が知りたいビジネスメール。基本を踏まえつつ、好感度がグッと上がるテクニックとは？

[目次]

【ビジネスメールの書き方】「報告」のメール例文
【ビジネスメールの書き方】「依頼」のメール例文
【ビジネスメールの書き方】「謝罪」のメール例文

【ビジネスメールの書き方】「報告」のメール例文

社外向け：好感度が上がる報告メール例文

このメールを詳しく解説！

GOODポイント
☑︎何についての報告なのかすぐに判別できる件名
相手が受信トレイで件名を見ただけで、“何についての、どんなメールなのか”がひと目でわかるように簡潔にまとめると◎。

☑︎先方の手間に対するお礼や具体的なエピソードなど
そっけなく見えがちなビジネスメールだからこそ、挨拶やお礼を自分自身の言葉でできる人は印象に残ります。メールであっても「礼を尽くす」ことを心がけて！

GOODポイント
☑︎報告でいちばん重要な事項は目に留まりやすいよう明確に
毎日何十通ものメールを確認しなければならない人もいるので、そのメールにおける重要事項はできる限り見やすい場所にまとめ、見間違えがないように伝えましょう。

☑︎スケジュールなどはイメージしやすいようなるべく具体的に
日程などは相手に聞かれるよりも早くこちらから伝えられると、より気遣い上手な印象。現段階でわかる範囲で大丈夫ですが具体的に。

☑︎配慮や感謝などの一文を添える
メールでは、間違いなく簡潔に用件を伝えたいがために、一方的な文章になることも。ちょっとしたひと言が締めの分にあると、相手も気持ちよく返信できます。

社外向け：報告メールの失敗しないポイント

ビジネスメールでは、相手の環境や視点に立った内容を常に心がけて！
社外の方向けでも、簡潔に確実に相手に用件を伝えることが重要。反面ビジネスライクに感じさせる場合も。社外の方には特に、わかりやすく伝えるだけでなく、相手に対する礼儀や思いやりを持った文面を心がけましょう。ちょっとした気遣いで、“配慮の行き届いた人”という印象を持ってもらえるかも。

社内向け：好感度が上がる報告メール例文

このメールを詳しく解説！

GOODポイント
☑︎日程などがひと目でわかる件名
社外の方向け同様、件名に必要な情報が簡潔にまとめられていると◎。【】などの記号を使うなど、見やすくする工夫も忘れずに！

GOODポイント
☑︎重要事項、確認すべき項目を簡潔にわかりやすく別立てで掲示
日程や場所などの重要な部分は、文章の中に入れ込まずに別立てに。内容や必要なものなども記載しておくと、ただの日程の業務連絡ではなく、丁寧な印象に格上げ！

☑︎共有ファイル名を表記
資料を添付する際は、ファイル名を表記すると丁寧。複数の資料がある場合は、添付忘れも起こりがちなので、送信前に再確認を。

社内向け：報告メールの失敗しないポイント

送信前の読み返し、確認は忘れずに。添付ファイルの間違いに要注意！
メールは、簡単に瞬時に用件を届けることができる反面、ミスをしやすいデメリットも。社内であっても送信前に毎回、数字や固有名詞、正しいファイルを添付しているか、誤解を招く書き方ではないかなど、確認するくせをつけましょう。すぐに読んでもらえるように、件名のつけ方などの工夫もできれば上級者！

【ビジネスメールの書き方】「依頼」のメール例文

好感度が上がる依頼メール例文

このメールを詳しく解説！

GOODポイント
☑︎どこからの、どんな依頼なのか受信トレイの時点でわかるように
特に依頼をする場合は、確実に見てもらいより早く返信が欲しいもの。件名には【ご依頼】とつけて、自分の社名やどういった依頼内容かなど、ひと目で用件がわかるように。まずは開いてもらえる件名をつけてみて。

☑︎連絡したきっかけを伝える
見ず知らずの人からの連絡は誰しも少しは警戒するもの。初めて連絡をする場合は、依頼の経緯を具体的に伝えて。また社内の同僚が連絡先を知っていたとしても、相手の許可なく勝手にやりとりするのは避けましょう。

GOODポイント
☑︎依頼概要は本文と離して見やすく簡潔に
講演などの依頼を受ける側は、頻繁に依頼メールを受信します。依頼内容がひと目で際立って見えるよう、記号や改行を使って本文と分けるなど、相手の立場に立った記載をしましょう。判断材料をできるだけコンパクトに！

GOODポイント
☑︎返信希望期限を明記する
依頼の可否についての返信期限は明確に掲示を。依頼が多数来ている場合は、期限がないと後回しにされることもあるので「お忙しいところ恐縮ですが」などの気遣いの言葉とともに、期限までの返信をお願いしましょう。

☑︎依頼に関する相手へのメッセージなどを
理由もわからずただ依頼してきた人と、「こういう理由であなたに頼みたいんです」と依頼してくれた人……同じ日程、同じ金額だったら後者を選びますよね。なぜ依頼したいのかの理由を簡潔に自分の言葉で添えましょう。

依頼メールの失敗しないポイント

メールでの依頼で安心することなく、ときには電話でのフォローも
メール依頼は忙しい相手にも時間を気にせず送れます。また、資料なども共有できて便利ではありますが、反面、確実に読んでもらえたか、返信を忘れていないかなど、不安が残ります。緊急度が高い依頼や、詳しい説明が必要な場合は、メールだけに頼らず電話などでフォローの連絡をすることも必要です。

【ビジネスメールの書き方】「謝罪」のメール例文

好感度が上がる謝罪メール例文

このメールを詳しく解説！

GOODポイント
☑︎経緯、状況の細かい説明
ミスなどが発生した経緯を正直に詳細に伝えて。下手にごまかしたり言い訳をしたり、軽く見積もって書いたりすると、後々までこじれることもあるので注意。そのうえで、意をもって謝罪の言葉を伝えることが重要。

GOODポイント
☑︎相手のお許し、同意をまず確認
問題を早くリカバーしたいがために、対応を焦ってしまいがちですが、まずは相手の許しを得ること、対応への同意をもらうことが先決。上司などの名前を出すことで、自分だけで対処しているのではないと伝えてみて。

☑︎問題への対処法などの提案
先方からどうするのか聞かれる前に、考えられる最善の対応策を提案しましょう。謝罪はできる限り直接会うことが望まれますが、時世もあるのでまずは相手の都合を聞き、提示した対応への先方の返答に従うのが理想です。

GOODポイント
☑︎今後の改善方法についても掲示
相手の信頼を失ってしまわないように、今後どうするかの対応は具体的に伝えるべき。今回起きてしまったトラブルの原因を究明し、信頼回復に向け、対処法や再発防止策を明確に伝えて。解決まで真摯に対応しましょう。

謝罪メールの失敗しないポイント

メールだけですまさず、先に電話を。訪問などでの謝罪も行うこと！
謝罪の事態が発生したら、悩まずにすぐに上司に報告し、できるだけ早く先方に電話で謝罪をするのがベスト。寝かせれば寝かせるほど事態は悪くなると心得て。いきなりのメールはNGなので、内容がまとまり次第電話で伝え、相手が不在の場合や電話後の確認としてメールを送ると印象は悪くなりません。