LINEのように使うのはNG! スマホ世代が実は知らない「ビジネスメールマナー」5つの鉄則!

正しく送れなければ社会人として恥ずかしいメール。今回は、スマホ世代が実は知らない「ビジネスメールマナー」5つの鉄則を教えます。

【メールマナーを教えてくれたのは……高橋暁子さん】
たかはし・あきこ●ITジャーナリスト。SNSなどのソーシャルメディアや、情報リテラシーの専門家として活躍中。『できるゼロからはじめるLINE超入門 』など著書多数

【鉄則1】LINEなどではない! 手紙の延長と思うべし!

「新卒世代ではPCでメールを送ることになじみがない人も増えておりフランクなメールを送る人が目立ちます。ビジネスでのメールは、LINEのようなメッセージとは別で手紙に近いものという認識をしっかり持ちましょう」(高橋さん、以下同)

【鉄則2】急ぎのメールは必ず電話で確認すべし!

相手がメールをすぐに確認できているとは限らない。急ぎの用件であれば、必ず電話で一報を入れて、直接伝えることも忘れずに! 「日程や数字など口頭では不安な具体的な内容をメールでフォローするとよいです」

【鉄則3】相手の就業時間内が原則と思うべし!

会社のアドレスあてにきたメールを個人アドレスなどに通知できるようにしている人も多い。そのため、早朝や深夜の送信は、相手を不快にしたり、会社のモラルを疑われることも。なるべく就業時間内に送るように意識を。

【鉄則4】データの添付は2MB程度と心得よ!

今や、画像や動画などのデジタルデータのやりとりはビジネスでは当たり前。大きいファイルはサーバーの問題で届かないことも。2MB以上を超えるファイルは添付ではなくファイル転送サービスを利用して。

【鉄則5】重要データはパスワード設定のくせをつけよ!

社外秘のデータなど重要なファイルを送る場合、必ずパスワードをつけて。「どこで情報がもれるかわかりません。防止策を立てておくのがマナー。パスワードを送る際はファイルを送るメールとは別で送るとより安心です」

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